Quy định đóng gói hàng hóa
an toàn & tối ưu chi phí
Đóng gói chuẩn chỉnh giúp bảo vệ hàng hóa nguyên vẹn suốt hành trình trung chuyển, tránh phát sinh phí đo lại thể tích và là căn cứ bảo vệ tối đa quyền lợi bồi thường của shop khi có sự cố.
Mục đích & 4 Lợi ích cốt lõi khi đóng gói chuẩn
GomShip kết nối các hãng vận chuyển hàng đầu (như SPX Express, Best Express...). Hàng hóa gửi qua nền tảng phải trải qua hệ thống phân loại tự động tốc độ cao và nhiều chặng luân chuyển bằng xe tải đường dài. Việc tuân thủ quy chuẩn đóng gói mang lại những lợi ích thiết thực:
Bảo vệ an toàn tuyệt đối
Hàng hóa chịu được va đập, rung lắc và áp lực xếp chồng trong suốt hành trình trung chuyển từ kho người gửi đến tay người nhận.
Không bị phạt cước đo lại
Chọn kích thước bao bì vừa vặn giúp tối ưu trọng lượng thể tích quy đổi, không bị hãng điều chỉnh tăng cước phát sinh (Re-weight).
Giảm tỷ lệ hư hại & hoàn hàng
Bao bì nguyên vẹn, đẹp mắt gia tăng trải nghiệm nhận hàng của người mua, giảm tối đa tỷ lệ từ chối nhận hàng do móp méo hay rách bao bì.
Căn cứ bồi thường minh bạch
Là tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc để đối soát và giải quyết khiếu nại đền bù 100% giá trị hàng hóa nếu xảy ra sự cố do lỗi vận chuyển. Xem chi tiết tại Quy định bồi thường.
Quy tắc đóng gói chung bắt buộc
Mọi đơn hàng vận chuyển qua GomShip cần tuân thủ 6 nguyên tắc vận hành cơ bản sau đây:
Giao nhận nguyên đai nguyên kiện
Hãng vận chuyển chỉ nhận bưu gửi khi kiện hàng đã được đóng gói hoàn chỉnh, niêm phong kín. Đơn vị vận chuyển giao hàng nguyên đai nguyên kiện và chỉ hỗ trợ đồng kiểm theo chính sách mà người bán đã thiết lập trên đơn hàng.
Không để sản phẩm xộc xệch bên trong hộp
Bên trong kiện hàng phải được chèn đệm kín các khoảng trống bằng xốp bóng khí (bubble wrap), mút PE foam hoặc giấy chèn. Khi nhấc kiện hàng lên và lắc nhẹ, sản phẩm bên trong tuyệt đối không được dịch chuyển hay phát ra tiếng kêu va đập.
Dán băng keo niêm phong hình chữ H
Dán băng keo bản rộng (tối thiểu 4.8cm - 5cm) miết chặt nắp hộp và hai bên mép cạnh theo hình chữ H. Không sử dụng dây thừng, dây nilon, dây vải để buộc hộp. Không dùng giấy báo hoặc bao bì rách/tái chế mềm nhũn để bao bọc ngoài cùng.
Hóa đơn & tài liệu để bên trong thùng
Hóa đơn bán hàng, phiếu bảo hành, tài liệu hướng dẫn sử dụng phải được đặt bên trong thùng hàng trước khi niêm phong. Khuyến khích đặt trong túi zip bóng kín để tránh bị ẩm ướt hoặc nhàu nát. Tuyệt đối không dán hở tài liệu quan trọng bên ngoài vỏ thùng.
Chuẩn hóa 3 thông tin trên phiếu giao hàng (Waybill)
Mỗi kiện hàng phải dán 01 phiếu gửi in từ hệ thống GomShip trên mặt phẳng phẳng nhất của hộp. Phiếu gửi phải có đủ 3 nhóm thông tin chính xác và trung thực:
- Thông tin gửi & nhận: Họ tên, Số điện thoại liên hệ, Địa chỉ chi tiết (Số nhà, Đường, Phường/Xã, Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố).
- Mã vận đơn & Mã vạch (Barcode / QR Code): In rõ nét, không mờ nhòe, không bị nếp gấp đè lên, không dán băng dính mờ làm lóa máy quét phân loại.
- Thông tin hàng hóa: Tên sản phẩm tóm tắt, khối lượng, số lượng và ghi chú đóng gói (ví dụ: "Hàng dễ vỡ").
Trọng lượng và kích thước khai báo phải trung thực
Khối lượng thực tế và kích thước 3 chiều (Dài x Rộng x Cao) nhập trên GomShip phải tương đồng với kiện hàng sau khi đã đóng gói hoàn tất. Khi hàng qua cân đo tự động tại bưu cục hoặc trung tâm khai thác, hệ thống sẽ đối soát lại theo số liệu máy scan.
Quy chuẩn đóng gói chi tiết theo 6 ngành hàng
Mỗi loại hàng hóa có đặc tính cơ lý riêng. Shop vui lòng áp dụng đúng quy chuẩn cho từng nhóm sản phẩm dưới đây:
Hàng Thời Trang & Dệt May
Quần áo, giày dép, túi vải, khăn len, phụ kiện may mặc mềm.
- Gấp phẳng sản phẩm, bọc lớp túi bóng màng PE chống ẩm trước khi cho vào bao bì chính.
- Sử dụng túi niêm phong có dán sẵn băng keo chuyên dụng hoặc đóng vào hộp carton vừa vặn.
- Miết chặt miệng túi hoặc dán băng dính chữ H trên các mép hộp carton để tránh bụi bẩn, nước mưa ngấm vào.
Hàng Dễ Vỡ (Thủy Tinh, Gốm Sứ, Mỹ Phẩm Hũ)
Ly tách, bình hoa, bát đĩa, tượng gốm, gương soi, chai lọ mỹ phẩm thủy tinh, bóng đèn.
- Quấn riêng biệt từng món đồ bằng tối thiểu 3 đến 5 lớp xốp bóng khí (dày tối thiểu 5cm). Dán chặt băng dính cố định.
- Đặt sản phẩm vào giữa thùng carton, cách các mặt thành hộp ít nhất 3 - 5cm.
- Chèn kín mọi khoảng trống bằng xốp hạt PE, mút xốp hoặc túi bóng khí. Lắc thử thùng hộp: hàng hóa tuyệt đối không được dịch chuyển hay tạo tiếng va đập.
- Dán băng dính chắc chắn theo hình chữ H và dán tem nhãn cảnh báo "HÀNG DỄ VỠ - XIN NHẸ TAY" ở ít nhất 2 mặt đối diện của thùng.
Hàng Chất Lỏng, Dung Dịch & Hóa Mỹ Phẩm
Nước giặt, dầu gội, sữa tắm, serum, siro, nước hoa, tinh dầu, mỹ phẩm dạng lỏng.
- Kiểm tra và siết chặt nắp chai/lọ. Dùng băng dính dán cố định vòng quanh nắp chai để ngăn nắp bị lỏng do rung lắc.
- Bọc kín từng chai bằng màng bọc nilon hoặc cho vào túi zip chống tràn, bịt kín miệng túi để phòng trường hợp rò rỉ không thấm ra kiện khác.
- Quấn 2 - 3 lớp xốp khí bên ngoài túi zip.
- Xếp các chai lọ theo chiều thẳng đứng (hướng nắp lên trên), chèn đệm đáy và vách ngăn chắc chắn giữa các chai.
Thiết Bị Điện Tử, Công Nghệ & Giá Trị Cao
Điện thoại, máy tính bảng, laptop, tai nghe, đồng hồ thông minh, bo mạch, máy quay phim.
- Tắt nguồn hoàn toàn thiết bị trước khi đóng gói, tháo rời pin nếu có thể (tuân thủ quy định vận chuyển hàng không).
- Nếu sản phẩm còn hộp nguyên seal của hãng: bọc 2 - 3 lớp xốp khí quanh hộp của hãng rồi đặt vào hộp carton đóng hàng ngoài cùng.
- Nếu không còn hộp của hãng: bọc kín thiết bị bằng túi chống tĩnh điện, lót mút PE foam dày tối thiểu 3cm ở cả 6 mặt bên trong thùng carton.
- Dán kín toàn bộ mép hộp bằng băng dính, dán tem niêm phong (Security Seal) đè lên mép gấp để chống tráo đổi hàng.
Thực Phẩm Khô, Bánh Kẹo & Nông Sản Chế Biến
Hạt dinh dưỡng, khô gà, trái cây sấy, bánh kẹo đóng hộp, trà, cà phê rang xay đóng túi.
- Sản phẩm phải được đóng gói kín trong bao bì gốc của nhà sản xuất (hút chân không, lon thiếc hoặc túi zip màng nhôm có hàn nhiệt).
- Đảm bảo sản phẩm có tem nhãn, nguồn gốc xuất xứ và hạn sử dụng còn dài hạn (tối thiểu 30 ngày kể từ ngày gửi).
- Chèn đệm mút hoặc xốp khí xung quanh để tránh làm móp méo hộp/lon khi chịu tải xếp chồng.
- Dán kín thùng bằng băng keo để ngăn côn trùng, độ ẩm và mùi thức ăn thoát ra ngoài.
Hàng Cồng Kềnh, Cơ Khí & Vật Liệu Cứng
Bàn ghế tháo rời, máy móc nhỏ, phụ tùng xe, đồ chơi trẻ em cỡ lớn, vật dụng có góc cạnh sắc nhọn.
- Tháo rời các bộ phận có thể tháo lắp để giảm thể tích đóng gói xuống mức tối thiểu.
- Bọc kín và đệm mút thật dày tại tất cả các góc nhọn, cạnh sắc để tránh làm rách bao bì hoặc gây nguy hiểm cho nhân viên bốc dỡ.
- Bọc kín sản phẩm bằng thùng carton hoặc quấn nhiều lớp màng PE co dãn phủ kín toàn bộ bề mặt.
- Dùng băng keo chịu lực hoặc dây đai nhựa siết chặt kiện hàng theo chiều ngang và dọc.
Công thức tính khối lượng quy đổi & Mẹo tối ưu chi phí
Trong ngành logistics, các hãng vận chuyển luôn áp dụng quy tắc tính cước theo mức lớn hơn giữa Khối lượng thực tế (kg) và Khối lượng quy đổi theo thể tích (kg).
* Áp dụng chung cho mạng lưới bưu chính chuyển phát nhanh tiêu chuẩn (SPX, Best Express...).
Ví dụ thực tế:
Shop gửi 1 chiếc áo khoác phao nặng 0.5 kg:
- Nếu đóng túi niêm phong ép chặt: Kích thước 25 × 20 × 5 cm → Thể tích quy đổi = (25 × 20 × 5) / 5000 = 0.5 kg → Tính cước theo nấc 0.5 kg (Tiết kiệm nhất).
- Nếu cho vào hộp carton to thừa thãi: Kích thước 40 × 30 × 20 cm → Thể tích quy đổi = (40 × 30 × 20) / 5000 = 4.8 kg → Shop bị tính cước theo nấc 5.0 kg (Cước phí gấp 3 - 4 lần).
Các trường hợp miễn trừ trách nhiệm & Hàng cấm gửi
Để đảm bảo tính minh bạch và an toàn mạng lưới bưu chính, GomShip và các hãng vận chuyển đối tác sẽ từ chối tiếp nhận hoặc từ chối bồi thường trong các trường hợp sau:
Lỗi đóng gói từ phía người gửi
Đơn hàng bị bể vỡ, móp méo, rò rỉ hoặc bung rách do người gửi không đóng gói đủ lớp đệm, dùng hộp carton mục nát mềm nhũn, hoặc không dán kín miệng chai lọ chứa chất lỏng.
Hư hỏng do đặc tính tự nhiên
Hàng hóa bị biến chất, nóng chảy do nhiệt độ môi trường, thực phẩm bị lên men, ôi thiu hoặc hết hạn sử dụng trong thời gian giao hàng tiêu chuẩn quy định.
Khách đã ký nhận nguyên vẹn
Khách hàng đã nhận kiện hàng, ký xác nhận nguyên đai nguyên kiện và không có biên bản đồng kiểm ghi nhận hư hỏng tại chỗ cùng bưu tá giao hàng.
Hàng hóa thuộc danh mục cấm gửi
Chất cháy nổ, vũ khí, chất độc hại, tiền mặt, vàng bạc đá quý, động thực vật quý hiếm, ấn phẩm cấm hoặc hàng hóa không rõ nguồn gốc xuất xứ theo pháp luật Việt Nam. Xem chi tiết Danh mục hàng cấm gửi →
Câu hỏi thường gặp về đóng gói
Tại sao cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định đóng gói của GomShip?
Đóng gói đúng quy cách mang lại 3 lợi ích cốt lõi cho shop: (1) Bảo vệ an toàn kiện hàng suốt quá trình vận chuyển qua băng chuyền và xe tải; (2) Tránh phát sinh chênh lệch cước đo lại (Re-weight fee) do đóng hộp quá khổ; (3) Là điều kiện bắt buộc để hãng vận chuyển và GomShip thẩm định và chi trả bồi thường 100% nếu có sự cố bể vỡ/hư hại xảy ra.
Quy định về phiếu giao hàng (Shipping Label / Waybill) dán trên kiện hàng?
Mỗi gói hàng bắt buộc phải dán 1 phiếu giao hàng phẳng, rõ nét ở mặt phẳng lớn nhất của kiện hàng. Phiếu gửi phải có đủ 3 thông tin: (1) Thông tin người gửi và người nhận (Tên, SĐT, Địa chỉ chi tiết); (2) Mã vận đơn kèm mã vạch Barcode/QR Code rõ ràng, không bị mờ nhòe hay bị nếp gấp đè lên; (3) Tên hàng hóa và ghi chú giao hàng (nếu có).
Trọng lượng quy đổi theo thể tích được tính như thế nào?
Cước vận chuyển hàng không và đường bộ liên tỉnh được tính dựa trên số lớn hơn giữa Trọng lượng thực tế (cân nặng bằng cân) và Trọng lượng quy đổi theo thể tích. Công thức chuẩn: Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao tính bằng cm) / 5000. Do đó, việc chọn thùng carton vừa vặn với sản phẩm giúp shop tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển.
Tôi có thể tái sử dụng thùng carton cũ để gửi hàng không?
Có thể tái sử dụng nếu thùng carton vẫn còn cứng cáp, không bị rách, mềm nhũn, ẩm ướt hoặc móp méo các góc chịu lực. Đặc biệt lưu ý: Phải bóc sạch hoặc dùng bút sơn gạch bỏ hoàn toàn các mã vạch (barcode), tem vận đơn hoặc địa chỉ cũ trên thùng để tránh máy quét tự động tại các trung tâm phân loại quét nhầm mã gây sai lệch lộ trình.
Những trường hợp nào sẽ bị từ chối tiếp nhận hoặc từ chối bồi thường?
Hãng vận chuyển sẽ từ chối bồi thường nếu: (1) Hàng hóa hư hại do người gửi đóng gói không đạt tiêu chuẩn (thiếu xốp giảm chấn cho hàng dễ vỡ, không bịt kín nắp chất lỏng...); (2) Hàng hóa bị biến chất do đặc tính tự nhiên (nóng chảy do nhiệt độ thường, đồ ăn lên men, hết hạn sử dụng); (3) Hàng cấm gửi theo quy định pháp luật bưu chính Việt Nam; (4) Khách đã ký nhận nguyên đai nguyên kiện mà không có biên bản đồng kiểm xác nhận hư hỏng tại chỗ.
GomShip có hỗ trợ dịch vụ đồng kiểm khi giao hàng không?
GomShip hỗ trợ các cấu hình kiểm tra hàng theo quy định của từng đơn vị vận chuyển đối tác (Cho xem hàng không cho thử, Cho thử hàng, hoặc Không cho xem hàng). Shop có thể chủ động chọn hình thức đồng kiểm mong muốn ngay trên màn hình tạo đơn lẻ hoặc file Excel tải lên.