Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Phạm vi & cam kết

Chính sách này giải thích cách Công ty TNHH Lexdata Consulting (“Lexdata”), chủ sở hữu và đơn vị vận hành sản phẩm GomShip (“GomShip”), xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng website, dashboard và ứng dụng di động GomShip, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026), Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan.

Với dữ liệu tài khoản và hoạt động sử dụng dịch vụ của shop, Lexdata (qua sản phẩm GomShip) là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Với dữ liệu người nhận hàng do shop nhập vào, xem thêm mục 7.

2. Dữ liệu chúng tôi xử lý

Để tạo đơn, điều phối vận chuyển và đối soát COD, GomShip xử lý các nhóm dữ liệu sau:

• Thông tin tài khoản shop: họ tên chủ shop, tên cửa hàng/doanh nghiệp, số điện thoại (nếu có), email, mật khẩu (chỉ lưu dạng băm một chiều), địa chỉ kho lấy hàng.
• Thông tin tài khoản ngân hàng nhận COD: tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản. GomShip bảo vệ nhóm dữ liệu này với mức kiểm soát truy cập chặt hơn các dữ liệu thông thường (thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm về tài chính).
• Thông tin người nhận hàng: họ tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng do shop cung cấp.
• Dữ liệu đơn hàng & vận chuyển: mã vận đơn, nội dung và giá trị hàng hóa, khối lượng, kích thước, tiền thu hộ COD, trạng thái hành trình, phiên đối soát.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại thiết bị/trình duyệt, nhật ký truy cập, mã thông báo đẩy (push token) và báo cáo lỗi của ứng dụng di động, cookie/phiên đăng nhập cần thiết để duy trì đăng nhập.
• Nội dung bạn gửi cho hỗ trợ: email, tin nhắn, hình ảnh, chứng từ khi bạn khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ.

GomShip không chủ động thu thập dữ liệu sinh trắc học, dữ liệu vị trí liên tục của người dùng hay các nhóm dữ liệu nhạy cảm khác ngoài thông tin tài khoản ngân hàng nêu trên.

3. Mục đích & cơ sở xử lý

GomShip chỉ xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích sau:

1. Tạo và quản lý tài khoản, xác thực đăng nhập, đặt lại mật khẩu, xác minh chủ shop.
2. Tạo mã vận đơn và chuyển thông tin cần thiết sang hãng vận chuyển được chọn để lấy và phát hàng.
3. Gửi thông báo về tài khoản và hành trình đơn hàng qua email và thông báo đẩy trên ứng dụng.
4. Đối soát tiền thu hộ COD và chuyển tiền về tài khoản ngân hàng của shop.
5. Hỗ trợ khách hàng, giải quyết khiếu nại, bồi thường hư hỏng hoặc thất lạc.
6. Bảo mật hệ thống, phát hiện và ngăn chặn gian lận, sửa lỗi và cải thiện hiệu năng dịch vụ.
7. Thực hiện nghĩa vụ theo pháp luật (kế toán, thuế, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

Sự đồng ý: khi đăng ký, bạn được thông tin về chính sách này và đồng ý cho GomShip xử lý dữ liệu cho các mục đích trên. Sự đồng ý được ghi nhận để có thể kiểm chứng, được đưa ra tự nguyện và không phải là điều kiện cho những việc không cần thiết với dịch vụ. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (xem mục 6); việc rút lại không ảnh hưởng đến xử lý đã thực hiện trước đó, nhưng GomShip có thể không tiếp tục cung cấp được các chức năng cần dữ liệu đó. Một số xử lý còn dựa trên việc thực hiện hợp đồng dịch vụ với bạn hoặc nghĩa vụ pháp lý của GomShip.

4. Bên nhận dữ liệu & chuyển dữ liệu ra nước ngoài

GomShip chỉ chia sẻ dữ liệu trong phạm vi tối thiểu cần thiết với:

• Hãng vận chuyển phụ trách đơn: nhận thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ và thông tin kiện hàng để lấy và phát hàng.
• Ngân hàng/đơn vị xử lý thanh toán: nhận tên và số tài khoản nhận tiền để chuyển tiền COD.
• Nhà cung cấp hạ tầng và dịch vụ kỹ thuật: lưu trữ, gửi email giao dịch, thông báo đẩy và ghi nhận lỗi ứng dụng. GomShip ký thỏa thuận hoặc áp dụng điều khoản bảo vệ dữ liệu với các bên này, họ chỉ được xử lý theo chỉ dẫn của GomShip.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: khi có yêu cầu bằng văn bản theo đúng quy định pháp luật.
• Đơn vị tư vấn, luật sư, kiểm toán: khi cần thiết cho việc tuân thủ pháp luật, chịu nghĩa vụ bảo mật.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: một số nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật nêu trên có thể xử lý dữ liệu bằng hệ thống đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Khi đó GomShip chỉ chuyển dữ liệu cần thiết, áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp và thực hiện các nghĩa vụ về chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. Lưu trữ & bảo vệ dữ liệu

Thời gian lưu trữ: dữ liệu tài khoản và lịch sử vận đơn được lưu trong thời gian tài khoản hoạt động. Sau khi tài khoản bị xóa hoặc chấm dứt, GomShip xóa hoặc khử nhận dạng dữ liệu khi đã hết mục đích xử lý, trừ phần pháp luật yêu cầu phải lưu (như chứng từ tài chính, phiên đối soát COD, hồ sơ khiếu nại) trong thời hạn tối thiểu theo quy định về kế toán, thuế và giải quyết tranh chấp.

Biện pháp bảo vệ:

• Mã hóa đường truyền bằng HTTPS/TLS; mật khẩu chỉ lưu dạng băm một chiều.
• Phân quyền truy cập theo vai trò; chỉ nhân sự cần thiết mới truy cập dữ liệu và phải giữ bí mật.
• Nhật ký truy cập và giám sát bất thường để phát hiện truy cập trái phép.
• Sao lưu và kiểm soát môi trường vận hành.

Xử lý sự cố: khi xảy ra vi phạm dữ liệu có thể gây tổn hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của bạn, GomShip sẽ thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an chậm nhất 72 giờ kể từ khi phát hiện, đồng thời lập biên bản, khắc phục hậu quả và thông báo cho chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng theo quy định.

6. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:

• Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của bạn.
• Quyền đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý cho việc xử lý.
• Quyền xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu. Bạn có thể tự cập nhật trong mục Cài đặt tài khoản.
• Quyền yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu của bạn. Lịch sử đơn hàng và phiên đối soát có thể xuất ra file Excel trong dashboard.
• Quyền yêu cầu xóa dữ liệu, bao gồm xóa tài khoản. Các bước, dữ liệu được xóa hoặc giữ lại và thời hạn lưu trữ xem tại trang Yêu cầu xóa tài khoản.
• Quyền yêu cầu hạn chế xử lý và phản đối xử lý dữ liệu trong các trường hợp luật cho phép.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
• Quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn.

Cách thực hiện quyền:

1. Gửi yêu cầu tới bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân (mục 9) hoặc qua kênh hỗ trợ GomShip, nêu rõ quyền muốn thực hiện và dữ liệu liên quan.
2. GomShip xác minh danh tính để bảo đảm yêu cầu đến từ chính bạn (đặc biệt với yêu cầu xóa tài khoản vì tài khoản gắn với đơn hàng và tiền COD).
3. GomShip xử lý và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu cần kéo dài thời hạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn.

Giới hạn: GomShip có thể từ chối hoặc chưa thực hiện một phần yêu cầu khi pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu dữ liệu (ví dụ chứng từ tài chính), khi còn phiên đối soát hoặc khiếu nại chưa hoàn tất, hoặc khi việc thực hiện gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. Chúng tôi sẽ thông báo lý do cho bạn.

Nghĩa vụ của bạn: cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác; tự bảo vệ thông tin đăng nhập; tôn trọng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác.

7. Dữ liệu người nhận hàng do shop cung cấp

Khi shop nhập thông tin người mua/người nhận để tạo đơn, GomShip xử lý dữ liệu đó theo yêu cầu của shop và chỉ để giao hàng, thu hộ COD và hỗ trợ đơn. Shop chịu trách nhiệm có căn cứ hợp pháp để cung cấp dữ liệu này (như đã thông báo và được người mua đồng ý khi đặt hàng) và chỉ nhập thông tin chính xác, cần thiết.

Nếu bạn là người nhận hàng và muốn thực hiện quyền đối với dữ liệu của mình, hãy liên hệ shop đã gửi hàng hoặc gửi yêu cầu tới bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân ở mục 9; GomShip sẽ phối hợp xử lý trong phạm vi dữ liệu GomShip nắm giữ.

8. Dữ liệu của trẻ em

Dịch vụ của GomShip dành cho cá nhân và tổ chức kinh doanh, không hướng tới trẻ em. GomShip không chủ ý thu thập dữ liệu của trẻ em để tạo tài khoản. Nếu phát hiện dữ liệu của trẻ em được cung cấp mà không có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật, chúng tôi sẽ ngừng xử lý và xóa dữ liệu đó. Cha mẹ hoặc người đại diện có thể liên hệ mục 9 để yêu cầu.

9. Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân

GomShip là sản phẩm của Công ty TNHH Lexdata Consulting, đơn vị chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân. Lexdata đồng thời là bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân của GomShip: giám sát việc tuân thủ, tiếp nhận và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu, và là đầu mối làm việc với cơ quan có thẩm quyền. Bạn có thể liên hệ trực tiếp khi có câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân:

Miễn, giảm nghĩa vụ: GomShip thuộc diện doanh nghiệp được miễn, giảm một số nghĩa vụ theo Điều 38 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (như lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu). Việc này không làm giảm các quyền của bạn nêu trong chính sách này; Lexdata vẫn tuân thủ các nguyên tắc xử lý, bảo vệ dữ liệu và duy trì bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân nêu trên.

Nếu chưa hài lòng với cách giải quyết, bạn có quyền khiếu nại tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an hoặc khởi kiện theo quy định pháp luật.

10. Thay đổi chính sách

GomShip có thể cập nhật chính sách này khi pháp luật hoặc cách vận hành dịch vụ thay đổi. Khi có thay đổi quan trọng (như mục đích xử lý mới hoặc bên nhận dữ liệu mới), chúng tôi sẽ thông báo trên website, dashboard hoặc qua email và xin lại sự đồng ý nếu pháp luật yêu cầu. Ngày hiệu lực của phiên bản hiện hành được ghi ở đầu trang.