Cẩm Nang Vận Hành

Hướng dẫn tạo đơn & quản lý vận đơn

Quy trình 5 bước tinh gọn giúp bạn tối ưu chi phí, tự động hóa khâu đóng gói và bàn giao hàng cho bưu tá chỉ trong vài phút.

1. Thiết lập kho 2. Tạo đơn hàng 3. In nhãn & Đóng gói 4. Bàn giao bưu tá 5. Đối soát & Hoàn tất

BƯỚC 01Khoảng 1 phút

Thiết lập thông tin kho lấy hàng

Trước khi tạo đơn hàng đầu tiên, bạn cần cấu hình ít nhất 1 địa chỉ kho lấy hàng để bưu tá đối tác BEST Express biết chính xác địa điểm đến gom hàng.

Vào mục Cài đặt kho hàng: Trên thanh menu Dashboard GomShip, chọn Cài đặt → Kho hàng → Thêm kho mới.

Nhập đầy đủ thông tin: Tên người gửi, Số điện thoại liên hệ của bưu cục/kho, Địa chỉ chi tiết (Số nhà, Tỉnh/TP, Quận/Huyện, Phường/Xã).

Đặt làm kho mặc định: Chọn checkbox "Đặt làm kho mặc định" để hệ thống tự động điền sẵn khi bạn tạo đơn.

Mẹo: Bạn có thể tạo không giới hạn nhiều chi nhánh kho/cửa hàng khác nhau trên cùng một tài khoản GomShip.

BƯỚC 023 Cách linh hoạt

Tạo đơn hàng trên GomShip

GomShip hỗ trợ 3 phương thức tạo đơn hàng phù hợp với mọi quy mô từ shop nhỏ đến doanh nghiệp lớn:

Cách A

Tạo đơn lẻ từng đơn

Phù hợp cho shop có lượng đơn rải rác hoặc tạo đơn phát sinh gấp.

Nhấp nút "Tạo đơn mới" trên Dashboard.
Nhập thông tin người nhận (Tên, SĐT, Địa chỉ).
Nhập trọng lượng thực tế & Tiền thu hộ COD.
Xem bảng cước chiết khấu và bấm "Xác nhận tạo đơn".

Cách B • Khuyên dùng

Tải file Excel hàng loạt

Tạo từ 50 đến 1.000 đơn hàng cùng lúc chỉ với 1 cú nhấp chuột.

Tải File Excel mẫu GomShip chuẩn.
Dán danh sách đơn từ file bán hàng hoặc phần mềm của bạn.
Tải file lên hệ thống, GomShip tự động kiểm tra lỗi (validation).
Bấm "Tạo hàng loạt" & in toàn bộ mã vận đơn cùng lúc.

Cách C

Tích hợp Open API

Dành cho shop có website riêng, hệ thống ERP / POS (Haravan, KiotViet, Sapo...).

Lấy API Key tại mục Cài đặt API.
Gọi Endpoint POST /api/v1/orders khi có đơn mới.
Nhận mã vận đơn & in tem tự động qua Webhook.

BƯỚC 03Đóng gói & In ấn

In mã vận đơn & Quy chuẩn đóng gói

Việc dán nhãn chuẩn và đóng gói an toàn giúp đơn hàng di chuyển thông suốt trên băng chuyền tự động và giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng.

Khổ in hỗ trợ

Khổ A6 (100x150mm): Chuẩn máy in nhiệt (Xprinter, HPRT...)
Khổ A7 (75x100mm): Tiết kiệm giấy in cho kiện nhỏ
Khổ A4 / A5: In qua máy in văn phòng thông thường (2-4 tem/trang)

Quy tắc đóng gói chuẩn

Bọc 2-3 lớp xốp khí (bubble wrap) đối với hàng dễ vỡ/chất lỏng.
Dán tem vận đơn phẳng phiu trên mặt phẳng lớn nhất của kiện hàng.
Không dán băng keo đè lên mã vạch Barcode/QR Code để bưu tá quét nhanh.

Công thức tính khối lượng quy đổi thể tích (Volumetric Weight)

Theo tiêu chuẩn ngành vận tải, nếu kiện hàng cồng kềnh nhẹ, trọng lượng cước được tính theo:

Khối lượng quy đổi (kg) = (Dài x Rộng x Cao cm) / 5000

Hệ thống sẽ tự động so sánh trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích để lấy giá trị lớn hơn.

BƯỚC 04Bàn giao bưu tá

Bưu tá lấy hàng & Theo dõi vận trình

Sau khi tạo đơn, hệ thống GomShip lập tức truyền tín hiệu gom đơn sang đối tác BEST Express để điều phối bưu tá gần nhất phụ trách.

1. Chờ lấy hàng: Bưu tá nhận lệnh và liên hệ hẹn giờ qua kho lấy hàng trong ca sáng hoặc chiều.

2. Đã lấy & Nhập kho trung chuyển: Bưu tá quét mã xác nhận đã lấy hàng. Trạng thái đơn trên GomShip chuyển thành "Đang vận chuyển".

3. Đang giao hàng: Bưu cục phát tại điểm đến tiến hành giao tận tay khách hàng (tối đa 3 lần phát).

4. Giao thành công: Khách nhận hàng và thanh toán COD (nếu có). Tiền COD được ghi nhận tự động vào số dư shop.

BƯỚC 05T+1 Tự động

Đối soát tiền thu hộ COD & Rút tiền 0đ phí

Tiền COD thu từ người nhận sẽ được GomShip tự động đối soát và kết chuyển vào ví số dư khả dụng của bạn.

Rút tiền tức thì về mọi tài khoản ngân hàng

Không cần chờ đợi cố định cuối tuần. Bất cứ khi nào có số dư khả dụng, bạn chỉ cần nhấn "Rút tiền" → Nhập số tiền → Tiền về tài khoản sau vài phút hoàn toàn miễn phí.

Xem chi tiết chính sách đối soát →